Avtomatizacija podatkov iz tahografov

Besedilo: Marko Kroflič

Pri prevozih v cestnem prometu imamo veliko zakonskih zahtev in procesov, kjer se lahko izkoristi potencial avtomatizacije. Podatki iz kartic voznikov in digitalnih tahografov zahtevajo določene aktivnosti, ki se ponavljajo, so časovno opredeljene, iz njih pripravljamo poročila in pridobivamo opozorila o kršitvah, zato je ta proces idealen za avtomatizacijo.

Za uspešno integracijo avtomatizacije podatkov iz digitalnih tahografov je treba poskrbeti za prenos podatkov iz kartic voznikov in digitalnih tahografov. Vzpostaviti je treba sistem za prenos teh podatkov iz vozila v zaledni sistem shrambe. Prenos in shrambo omogočajo sodobni sistemi telemetrije vozil. Pomemben faktor za uspešen prenos podatkov so digitalni tahografi, ki morajo podpirati možnost prenosa – načeloma to podpirajo vsi tahografi od druge generacije naprej.

Drugi pomemben del za avtomatizacijo obdelave podatkov je programska oprema, ki je pomembna za upravljanje procesov in obdelavo podatkov. Glede na zahteve po dostopu do podatkov z različnih naprav in lokacij, je najprimernejša rešitev v oblaku z dostopom preko brskalnika ali namenske mobilne aplikacije. Omejitve dostopa omogočajo različni tipi uporabnikov, glede na namen uporabe. 

Upravljanje podatkov podjetja

Za uspešen začetek uporabe so pomembni podatki prevoznega podjetja. Urediti je treba osnovne podatke o podjetju in odgovornih osebah, voznikih in vozilih. To omogoča lažje delo v nadaljevanju upravljanja voznega parka. Vsak tahograf je treba na vsaki dve leti oziroma ob okvari pregledati pri pooblaščeni organizaciji. Zelo pomembno je, da je to opravljeno pravočasno, saj so predvidene visoke globe v primeru vožnje s tahografom, ki ni pregledan v predvidenem času. Pomembno je tudi upravljanje kartic voznikov, katere veljavnost je pet let. Način zamenjave in čas, v katerem se to lahko izvede, je zakonsko opredeljen, zato so ti podatki pomembni za uspešno načrtovanje. 

Ob prijavi v aplikacijo je zelo pomembno, da takoj vidimo podatke, ki nam sporočajo, če je kaj narobe in opozarja na morebitne težave, ki se bodo pojavile. Pri obdelavi podatkov iz tahografov je pomembno, da nadziramo pravočasnost opravljenih prenosov s kartic voznikov, digitalnih tahografov, potek veljavnosti pregledov tahografov in morebitnih kršitev voznikov. Aplikacija mora upoštevati vse zakonske zahteve na področju socialne zakonodaje voznikov in tahografov – prenos podatkov s kartic voznikov na najmanj 28 dni, prenos podatkov z digitalnih tahografov na 90 dni ter kontrola tahografov na dve leti. Posebej pomembno je področje kršitev voznikov – za kršitve sta odgovorna tudi podjetje in njegova odgovorna oseba. Pravočasno zaznavanje in ukrepanje je pomembno, da te rizike zmanjšamo na minimum. Zakonsko so kršitve opredeljene v tri kategorije – manjša, resna in zelo resna kršitev. Glede na vrsto kršitve je tako tudi primerno, da obravnavamo kršitve voznikov. Te lahko ocenimo glede na težo kršitve, kar nam pomaga pri osebni oceni posameznega voznika in primerjavi voznikov med seboj. Lahko je tudi v pomoč pri njihovem nagrajevanju in seveda tudi v hitrem ukrepanju, če se določene kršitve ponavljajo. V primeru zaznanih več posameznih kršitev v celotnem podjetju se lažje odločimo za usmerjeno usposabljanje in s tem za zmanjšanje rizika poslovanja.Pomembno je, da se v aplikaciji lahko posebej osredotočimo na voznike, vozila in poročila. Pri pregledu podatkov o voznikih nam je pomemben pregled nad celoto kakor tudi vse podrobnosti vsakega voznika. Pri pregledu dejavnosti voznika nas zanima, katera vozila je upravljal v določenem obdobju, katera mesta oziroma lokacije je obiskal (obračun dnevnic, zagotavljanje minimalnega prihodka …). Najpomembnejši je seveda podrobni pregled aktivnosti posameznega voznika – vožnja, počitki, druga dela in pojavljanje napak med delovanjem tahografa. Zagotavljanje sledljivosti voznikovih kartic ob menjavah je potrebno za pregled dejavnosti voznika, saj je treba ob menjavi kartice (potek, izguba, kraja) zagotoviti podatke in njihovo povezljivost. Ob odhodu voznika je treba zagotavljati pregled podatkov za nazaj. Za vozila so prav tako pomembni podatki o celotni floti kakor posameznih vozilih – registrske oznake, številke šasije, naslednji pregled tahografa, model tahografa. Za vsako vozilo so pomembni podrobnejši podatki o tahografu ter zgodovina – predvsem kršitve prekoračitve hitrosti, za katero je tahograf umerjen. Večkratne kršitve prekoračitve hitrosti namreč pomenijo tveganja za podjetje in so osnova za ukrepanje. Aktivnosti na vozilu v določenem časovnem obdobju ter morebitne napake, ki se pojavljajo, so pomembne za analizo posameznih voznikov in delovanje tahografa.Avtomatizacija prenosa podatkov iz kartic voznikov in vozila omogoča avtomatsko shranjevanje datotek v varnem okolju. Ob kontroli v podjetju s strani kontrolnega organa je treba zagotoviti datoteke za določeno obdobje – voznike in vozila. Z izbiro obdobja, voznikov in vozil se te datoteke shranijo na lokalnem disku naprave ter posredujejo kontrolnemu organu preko standardnih izmenljivih medijev ali oblaka. 

Zaradi različnih okoliščin (starejša generacija tahografov, občasni najemi vozil, nedelovanje avtomatizacije prenosa podatkov) moramo v aplikaciji obdelati tudi lokalno shranjene datoteke, saj je nesmiselno imeti dve aplikaciji za obdelavo teh podatkov. Enostaven način za nalaganje teh podatkov v aplikacijo je nujen za učinkovito delo.

Aktivnosti voznikov v njihovih rokah
Avtomatizacija prenosa podatkov in njihova obdelava omogoča, da lahko podatke o svojih aktivnostih pregledujejo tudi vozniki sami. Pametni telefoni, prenos podatkov in aplikacije omogočajo, da vozniki lahko vedno in povsod preverijo svoje aktivnosti v preteklosti ter na ta način lažje planirajo aktivnosti v prihodnje. Podatki o dnevnem času vožnje, tedenskem ali 14-dnevnem obdobju, odmorih in počitkih omogočajo vozniku, da se pravilno odloči glede nadaljevanja dela in pravočasno zaključi z vožnjo ali dokonča odmor. Voznik je tudi sproti obveščen o morebitnih kršitvah – vrstah kršitev, njihovi teži in kdaj se je zgodila. Na ta način je takoj obveščen o kršitvi in je v prihodnje bolj pazljiv, da je ne ponovi. 

Poročila o aktivnostih
Največja dodana vrednost pri avtomatizaciji procesov so poročila, ki se kreirajo po vnaprej določenih kriterijih ali so zakonsko določena ter se pojavijo v obliki in na način, ki smo si ga zamislili (portal, elektronska pošta). Smisel avtomatizacije postopkov priprave poročil je seveda, da zadostimo zakonskim zahtevam (Evidenca delovnega časa mobilnega delavca) kakor tudi lastnim zahtevam za kontrolo. Poročilo o dnevnih aktivnostih voznika nam omogoča pregled o času vožnje voznika, odmorih in počitkih, drugih aktivnostih ter pripravljenosti. Omogoča kontrolo skladnosti z zakonodajo na dnevni ravni. Takšno poročilo združimo tedensko in mesečno, kar nam olajša pripravo podatkov za dodatke voznikov pri plačah (dnevnice, dodatki, opravljene ure po posamezni državi). Poročilo o opravljenih prenosih podatkov s kartic voznikov, digitalnih tahografov in pregledih tahografov nam daje nadzor o doseganju zakonskih zahtev po opravljenih prenosih. V primeru zamud lahko nemudoma ukrepamo.