Vodenje evidenc in arhiviranje podatkov

Delodajalec je dolžan voditi za vsakega zaposlenega voznik naslednje podatke:

• Osebno ime, EMŠO
• Delovni čas po časovnih obdobjih
• Nočno delo
• Tedenski delovni čas, iz katerega je razviden morebitni presežek tedenskega povprečja

Ti podatki se vodijo v okviru evidence o izrabi delovnega časa skladno z evidencami na področju dela in socialne varnosti. Podatki za vsakega voznika se morajo v evidenco vpisati čim prej, a ne kasneje kakor 28 dni po prejšnjem vpisu podatkov za posameznega voznika.

Voznik, ki delo opravlja pri več delodajalcih, je dolžan na podlagi pisnega poziva dostaviti podatke o opravljenem delo pri drugih delodajalcih v pisni obliki. Te podatke si lahko izmenjajo delodajalci tudi med sabo, vendar je potrebna predhodna privolitev voznika. O načinu izmenjave se delodajalci dogovorijo med sabo. Vsak voznik lahko zahteva izpis podatkov o opravljenih urah. Delodajalec je dolžan zagotoviti kopijo evidenc.

Prvi prenos podatkov iz voznikove kartice in zapisovalne opreme v podatkovno bazo prevoznika se opravi najpozneje 28 dni po prvi uporabi voznikove kartice in zapisovalne opreme.  Časovni presledek med dvema prenosoma elektronskih podatkov s kartice istega voznika ne sme biti daljši od 28 dni. Časovni presledek med dvema prenosoma elektronskih podatkov iz pomnilnika digitalnega tahografa za posamezno vozilo ne sme biti daljši od 90 dni. Vsak prepis podatkov v podatkovno bazo vsebuje podatke, vpisane od predhodnega nalaganja dalje. Odgovorna oseba delodajalca pri vsakem prenosu podatkov zagotavlja kontinuiteto in sledljivost podatkov. Obdobja prenosa podatkov so lahko tudi krajša od 28 dni za podatke iz voznikove kartice in od 90 dni iz digitalnega tahografa. Podatke iz kartic voznikov in digitalnih tahografov je potrebno zagotoviti na sedežu podjetja najkasneje v času, ki je predpisan za  prenos.

Ob nakupu novega vozila, najema ali testiranja vozila, je potrebno s kartico podjetja narediti prijavo podjetja v digitalni tahograf. S tem se zavarujejo osebni podatki o uporabi vozila s strani voznikov drugim podjetjem, ki bodo vozilo še uporabljala v prihodnje. Podatki so kljub temu za celotno obdobje na razpolago kontrolnim organom (podatki se v spominu tahografa hranijo najmanj za zadnjih 365 dni, v primeru malo aktivnosti tudi za daljše obdobje). Pred prodajo vozila, razgradnjo, vrnitvijo za čas najema ali testiranja, je potrebno opraviti prenos podatkov iz digitalnega tahografa ter narediti odjavo podjetja iz digitalnega tahografa. S tem se zavarujejo osebni podatki, ki ostanejo v spominu tahografa. V primeru, da se ne zagotovi potrditev uporabe vozila s prevoznikovo kartico na začetku in na koncu uporabe vozila, je predpisana globa v višini 800 EUR.

Med delovanjem tahografa lahko pride tudi do okvare le-tega ali pa podatkov iz njega ni mogoče prenesti po ustaljeni poti. V tem primeru je potrebno obiskati pooblaščeno delavnico za tahografe. Ta preveri, ali je mogoče podatke prenesti ter to tudi naredi. Podatke preda podjetju. V primeru, da podatkov ni mogoče prenesti, delavnice podjetju izda potrdilo o tem, da za določeno obdobje ni mogoče prenesti podatkov. To obdobje je lahko dolgo največ 90 dni. V kolikor prenos podatkov v preteklem obdobju ni bil narejen pravočasno, za ta čas ni mogoče zagotoviti podatkov. S tem pride do kršitve in pristojni nadzorni organ lahko izda globo med 1.600 in 2.900 EUR za podjetje ter 400 EUR za odgovorno osebo.

Hranjenje podatkov in dokumentacije

Podatke iz kartic voznikov in digitalnih tahografov v digitalni obliki, izpise iz digitalnih tahografov ter ostalo dokumentacijo je potrebno hraniti dve leti po preteku obdobja, na katerega se nanašajo.

Hramba tahografskih vložkov iz analognih tahografov, ki so še v uporabi, je potrebno hraniti na sedežu podjetja tekoče po datumu in posameznem vozilu. Na enak način je potrebno arhivirati vse izpiske, ki jih naredijo vozniki v primeru nedelovanja digitalnega tahografa ali kartice voznika. Časovni presledek med dvema zbiranjema tahografskih vložkov v podjetju ne sme biti daljše od 28 dni. Pred prodajo ali razgradnjo vozila je potrebno tahografske vložke in izpise iz vozila ustrezno arhivirati. V vozilu je potrebno posebno pozornost posvetiti hranjenju tahografskih vložkov in izpisom. Ti se morajo hraniti tako, da niso poškodovani ali umazani, ohraniti se mora čitljivost izpisov, prav tako ne smejo biti izpostavljeni soncu, saj jih sončna svetloba poškoduje.

Evidence je potrebno voditi in vzdrževati tako, da se jih lahko izroči pristojnemu organu na vpogled, se opravi izpise podatkov ali prepiše na drug medij. Predpisan je CD-ROM medij (CD/R), na katerega se podatki zapišejo v standardu ISO 9660:1998 ter posredujejo preko pošte. Podatke je možno pristojnemu organu posredovati tudi preko elektronske poti, vendar v skladu s predpisi o elektronskem poslovanju.

Voznik je v primeru nedelovanja kartice voznika (poškodovana, digitalni tahograf je ne prepozna) pred pričetkom vožnje narediti izpis iz digitalnega tahografa. Na ta izpis mora napisati svoje osebno ime, številko vozniškega dovoljenja ali kartice voznika ter se podpisati. Po končani vožnji je prav tako potrebno narediti izpis o aktivnostih v zadnjih 24-urah ter na ta izpis ponovno navesti vse zahtevane podatke o vozniku ter ta izpis podpisati.

Dokumentacija v vozilu

Voznik mora imeti v vsakem trenutku s sabo dokumentacijo, ki potrjuje njegovo dejavnost za preteklih 28 koledarskih dni. Kaj zajema ta dokumentacija? Vsak voznik, ki ima izdano kartico, jo mora imeti s sabo ne glede na to, ali vozi vozilo z digitalnim ali analognim tahografom. V primeru vožnje vozila z analognim tahografom, mora voznik imeti s sabo vse tahografske vložke za to obdobje. Pri sebi mora imeti tudi vse izpiske, ki so nastali v tem obdobju. V kolikor nima dejavnosti zapisane na kartici voznika, mora imeti pri sebi vsa potrdila o dejavnosti za to obdobje. V primeru kršitev v tem obdobju, ki so jih odkrili kontrolni organi pri vozniku, mora voznik imeti s sabo tudi potrdilo teh kršitvah, katerega so izdali organi nadzora in kontrola - CORTE.

Podatki iz kartice voznika in digitalnega tahografa se shranjujejo v posebnih datotekah tipa *.ddd. Vsebina imena datoteke je predpisana, prav tako število znakov v njej. Razlikujemo jih lahko med datotekami tipa C (vozniki) in M (digitalni tahograf). V samem imenu datoteke so tako najprej navedeni datum prenosa in ura  ter na koncu številka kartice voznika ali šasija vozila (VIN številka). Datoteke iz kartic voznikov in digitalnih tahografov prenašamo s pomočjo posebnih naprav. Pri prenosu podatkov iz digitalnega tahografa mora biti v tahografu kartica podjetja. Prenos se lahko opravlja samo pri stoječem vozilu.

Prenesene datotek iz naprav kopiramo na računalnik in shranjujemo kot ostale datoteke. Poskrbimo za ustrezno arhiviranje in zagotavljanje varnostnih kopij. Te datoteke uporabimo v posebnih programih, ki nam omogočajo analizo podatkov - pripravo poročil o delu voznikov, prikaz kršitev, če je do njih prišlo in datume naslednjih skrajnih terminov za prenos podatkov iz kartic voznikov in digitalnih tahografov.