Kako lahko privarčujete z e-dokumentacijo

Z razvojem Industrije 4.0 so pričakovanja deležnikov po e-dokumentarnem poslovanju še izrazitejša. Cilj digitalizacije poslovanja posameznih deležnikov je brezpapirno in digitalno povezovanje vzdolž celotne logistične verige. Elektronski tovorni list in direktna elektronska predaja blaga lahko omogočita visoke časovne in finančne prihranke.

Pri digitalizaciji poslovanja in brezpapirnem poslovanju v logističnih verigah najpogosteje najprej pomislimo na elektronske tovorne liste (e-CMR, e-B/L itn.), vendar je potrebno obravnavati tudi ostale komercialne dokumente (bančni akreditivi – L/C, komercialni računi itn.) in dokumente povezane z vozili ter osebjem. Pri Digital Transport and Logistics Forum (DTLF) poudarjajo, da je to nujno potrebno, če želimo digitalizirati celotno logistično verigo. 

Transportni dokument ni le tovorni list

Tovorni listi imajo več funkcij, saj so dokaz o sklenjeni pogodbi za prevoz, izkazujejo odgovornost prevoznika med prevozom in so lahko vrednostni dokument, s katerim se izkazuje pravica za razpolaganje s tovorom (Bill of Lading oz. nakladnica). Poleg tovornih listov se med transportne dokumente uvrščajo tudi dokumenti za prevoz nevarnega blaga (ang. Dangerous Goods Declaration) ali pa dovoljenje za izredni prevoz po cesti, prevozni načrt za izredni prevoz itn. Pri celovitem e-poslovanju bo potrebno digitalizirati tudi tovrstne transportne tovorne dokumente.Dokumenti o transportnih sredstvih se razlikujejo med prometnimi panogami. Vozila v cestnem prometu morajo najprej biti skladna s predpisi o tipu in modelu vozila, vozila pa za opravljanje prometa morajo biti registrirana in tehnično pregledana. Četudi so vsi ti podatki elektronsko dostopni v različnih bazah podatkov se zahteva njihovo posedovanje v papirni obliki. Vozila za specifične prevoze kot je prevoz nevarnega tovora ali izrednega tovora potrebujejo dodatna dovoljenja, ki bi prav tako lahko bila dostopna le v elektronski obliki. 

Podobne zahteve so tudi v ostalih prometnih panogah. V letalski industriji Agencija za civilno letalstvo izdaja certifikat o registraciji plovila in certifikat o plovnosti, ki se ju izdaja v papirni obliki. V železniškem prometu morajo biti vagoni in lokomotive registrirani v nacionalnem registru vozil. Podatki so tako elektronsko zajeti in dostopni na oddaljeni lokaciji preverjanja podatkov, vendar kljub temu morajo podatki o vozilih spremljati vlakovno garnituro v natisnjeni obliki.

Vozniki morajo posedovati različne dokumente, ki jim omogočajo opravljanje transportne dejavnosti v logistični verigi. Potreben je osebni dokument za prehajanje meje in identifikacijo, ponekod tudi veljavna viza za prehajanje meje. Veljavno mora imeti vozniško dovoljenje za upravljanje tipa vozila in morebiti druga dovoljenja, ki izkazujejo usposobljenost za prevoz posameznih vrst blaga. 

Prednosti e-dokumentacije v logističnih verigah

Brezpapirno poslovanje oziroma elektronski transportni dokumenti lahko bistveno skrajšajo čas priprave, izdaje in pošiljanja dokumentacije. Istočasno omogočajo stroškovne prihranke. Študija Hasselt University ob pilotnem uvajanju e-CMR dokumenta v Beneluks državah izpostavlja, da se lahko čas procesiranja e-CMR dokumenta skorajda prepolovi v primerjavi s papirnatim CMR dokumentom, ki v povprečju analiziranih 72 podjetij traja 21 minut. Pošiljatelj ali špediter potrebujeta le okoli 11 minut za pripravo, pošiljanje in arhiviranje elektronskega CMR dokumenta. Prihranek je najbolj izrazit pri podpisovanju dokumenta in procesu shranjevanja. Ob uporabi izhodišč stroškov dela v Belgiji je takšen prihranek ocenjen na 13 EUR, kajti strošek pri natisnjenem dokumentu je ocenjen na 22,83 EUR, pri e-CMR pa 9,72 EUR. Ob pet ali celo desetih kamionskih odpremah dnevno je lahko prihranek na mesečnem nivoju tudi nad 2.500 EUR. Podobno študijo je izvedlo podjetje SIRA Consulting za nizozemsko Ministrstvo za promet. Primerjali so le čas potreben za tiskanje tovornega lista, vnos statusa in arhiviranje tovornega lista ter pošiljanje potrdila o dostavi blaga. Podatki raziskave izkazujejo 11 minut potrebnega časa za tovrstne procese obdelave papirnatega tovornega lista. Ob upoštevanju 18,50 EUR urne postavke na Nizozemskem je strošek ocenjen na 6,23 EUR, medtem ko je strošek povezan z elektronskim tovornim listom ocenjen le na 1,69 EUR. Prihranek izražen vrednostno je torej ocenjen na 4,53 EUR. V raziskavi je bilo ugotovljeno, da se znatno povečuje čas iskanja in preverjanja arhiviranega papirnatega tovornega lista. Čas se podaljša za dodatne 3 minute. Digitalni dokument zatorej omogoča dodatne prihranke po posamezni tovorni odpremi. Zaradi nižjih stroškov dela v Sloveniji in regiji JV Evrope so finančni prihranki nižji, vendar lahko pričakujemo podobne časovne prihranke.

Portal trans.info.de je naredil raziskavo kako Covid-19 epidemija vpliv na digitalizacijo v transportni panogi. Po zbranih odzivih na njihovem portalu je 42,2% vprašanih izrazilo pripravljenost za spremembo strategije dobavne verige kot odziv na otežene epidemiološke razmere. Skorajda 60% anketirancev je izjavilo, da je epidemija izpostavila pomanjkanje digitalizacije njihovih sistemov. Še višji delež oziroma dve tretjini vprašanih je potrdilo, da bodo vlagali v nove tehnološke rešitve, tako zaradi epidemije kot tudi zaradi tržnih razmer. Anketiranci menijo, da digitalizacija in nove tehnološke rešitve povečajo učinkovitost poslovanja, pospešijo pojavnost na trgu in znižajo stroške poslovanja.

Blockchain tehnologija

Digitalizacija v logistični verigi ne zajema le brezpapirno poslovanje pri prenosu elektronske oblike transportne dokumentacije, temveč zasleduje širšo podporo tradicionalnim procesom. Potrebno je pohitriti in poenostaviti procese prenos lastništva nad blagom in omogočiti enostavnejše procese plačevanja ter prenosa finančnih sredstev med deležniki v logistični verigi. Blockchain tehnologija oziroma tehnologija veriženja blokov omogoča navedene funkcionalnosti. Tehnologijo lahko na kratko opišemo kot skupno bazo podatkov, ki je decentralizirana, pogosto razpršena in deluje na principu »peer-to-peer« omrežja. Tako omrežje med subjekti v logističnih verigah temelji na uporabi elektronskih transportnih dokumentov, vendar ponuja še varno izmenjavo dokumentov, transparentnost in vidnost v logistični verigi ter zmanjšuje število posrednikov. Posledično se to odraža tudi na nižjih stroških logistične verige.Po podatkih PwC raziskave med 1600 podjetji iz različnih industrij (19,9% industrijska proizvodnja, 15,4% avtomobilska industrija, 15% široka potrošnja, 14,7% farmacija itn.) je v letu 2020 le 5% podjetij uporabljalo tehnologijo veriženja blokov. Med informacijsko naprednejšimi podjetji je ta delež višji in znaša 27%. V 7% takšna podjetja poročajo o izredno visokem znižanju stroškov poslovanja in v 8% o izredno visoki rasti prihodkov. Vsekakor bo digitalizacija dokumentacije in tehnologija veriženja blokov pomembno spremenila delovanje logističnih verig v tem desetletju.  

Tehnologijo veriženja blokov se lahko uporabi pri urejanju bančnih akreditivov. Pošiljatelj, prejemnik in banka so povezani v enoviti varni platformi veriženja blokov, kar omogoča delitev informacije med udeleženci. Gre za sodelovanje na podlagi pametnih pogodb. Sodelujoči vidijo transakcije in jih spremljajo v realnem času preko pametnih oziroma mobilnih naprav. V takšno verigo so lahko vključeni tudi prevozniki ali logistična podjetja, katerih elektronski tovorni dokument ali nakladnica omogoči enostavnejšo in hitro sprostitev dokumentarnega akreditiva odprtega pri banki.