IT-podpora v cestnem transportu

Avtor: Marko Kroflič

Transportna podjetja se razlikujejo od drugih podjetij po tem, da se vozila nahajajo na terenu, praktično po vsem svetu in je treba zato vse te podatke zagotoviti na enem mestu, v realnem času. Za dosego tega cilja je potrebno učinkovito IT-orodje, ki zagotavlja vse to na enem mestu. 

Dela v transportnem podjetju brez spremljanja vozil si ne predstavljamo. Pomembno je, da nam rešitev, ki jo uporabljamo, ponuja tiste podatke, ki jih potrebujemo. Vsekakor pa nam mora takšna rešitev zmanjšati administrativno delo. Od rešitve poleg osnovnih podatkov o lokacijah vozila in specifik pričakujemo pripravo različnih poročil, opozarjanje na redne preglede in servise ter zadostitev zakonskim zahtevam. Dober programski paket za vodenje in upravljanje voznih parkov to ponudi na enem mestu. Pri izbiri ustreznega ponudnika ne smemo pozabiti tudi, da nam ta zagotavlja nemoteno delovanje vse dni v tednu in ustrezno strokovno podporo. Vse to zahteva ustrezen in strokovno usposobljen kader. Vsi podatki na dlani
Spremljanje vozil s pomočjo sistema GPS in prenosa podatkov poznamo že dolgo časa. Ob sami lokaciji vozila so nam pomembni tudi podatki o njegovem stanju in vozniku, ki ga upravlja. Pravilna uporaba vozila (hitro pospeševanje in zaviranje), upoštevanje omejitve hitrosti, vožnja v ustreznem območju vrtljajev motorja in uporaba varnostnega pasu vplivajo na varnost v cestnem prometu, porabo goriva in obrabo vozila ter njegovih delov. Vsi ti parametri vplivajo na stroške. Z ustreznim usposabljanjem voznikov, spremljanjem in nagrajevanjem lahko prihranimo. Odločilni so podatki o razpoložljivosti voznika – časi vožnje, odmori in obvezni počitki. Disponentom v pisarnah ta podatek pomaga pri organizaciji dela in razporejanju voznika na vožnje. Te podatke pridobimo s povezavo s tahografom v vozilu ter prenosom teh podatkov v realnem času. Potrebni so podatki o opravljenih vožnjah in počitkih, o preostalem času vožnje na dnevni, tedenski in 14-dnevni ravni. S pomočjo podatkov iz tahografa so takoj zaznane morebitne kršitve – od manjših do resnejših (npr. vožnja brez kartice), za kar so zagrožene visoke globe in posledično vplivajo na uspešno poslovanje podjetja. Učinkovita komunikacija
Komunikacija med voznikom in pisarno je nujno potrebna, ta mora biti tudi učinkovita. Primernejša od telefonskih pogovorov je pisna komunikacija v obliki sporočil, saj lahko voznik nanjo reagira varno (ni potrebno v času vožnje), informacije so tudi verodostojnejše. Pri pošiljanju lokacij, poti in nalogov za nakladanje so točni podatki odločilnega pomena, saj samo ena napačna številka ali črka lahko pomenijo ogromno nepotrebnih izgubljenih ur in kilometrov. Z uporabo namenskih aplikacij na pametnih telefonih ali napravah je pošiljanje enostavno, z enim samim sporočilom pa so obveščeni vsi vozniki istočasno, dobimo tudi z ustrezno povratno informacijo o prejemu sporočila ali odgovor. S pomočjo sporočil je enostavno tudi poslati novo ali spremenjeno pot, ki jo voznik brez nepotrebnega prepisovanja prenese v svojo navigacijo, ta ga vodi do novega cilja ob upoštevanju podatkov o razmerah na cestah.Opozarjanje na nenavadne dogodke
V času vožnje in parkiranja vozila lahko pride do različnih nenavadnih dogodkov, ki negativno vplivajo na vozilo ali tovor. Vozniki so nemalokrat tarče vandalov, ki izpraznijo tank v tovornem vozilu. Nameščena sonda v posodi za gorivo ves čas spremlja nivo goriva in nenadna sprememba nivoja goriva je razlog za sprožitev alarma. Povezava različnih senzorjev (temperatura, vlaga, odpiranje vrat …) v sistem omogoča spremljanje, beleženje in sprožanje alarmov pri določenih vrednostih. S tem je omogočena takojšnja reakcija voznika ali disponenta. S povezavo z vozilom preko protokola FMS je mogoče spremljati tudi parametre vozila – temperatura motorja, olja, poraba goriva, zaviranje in pospeševanje, uporaba varnostnega pasu so le nekateri parametri, s pomočjo katerih se spremlja vozilo in voznika, kar omogoča skozi proces usposabljanja izboljšati način vožnje posameznika ter prihraniti pri gorivu in obrabi vitalnih delov vozila. Internet stvari je prisoten tudi v transportu, zato brez težav spremljamo različne podatke v realnem času.

Skrajni rok za prenos podatkov iz kartic voznikov in iz digitalnih tahografov je določen – prenos podatkov iz kartice voznika je treba zagotoviti na najmanj 28 dni od zadnjega prenosa podatkov. Prenos podatkov iz digitalnega tahografa je treba zagotoviti na najmanj 90 dni od zadnjega prenosa. Odgovorna oseba prevoznika pri vsakem prenosu podatkov zagotavlja kontinuiteto in sledljivost podatkov. Zagotoviti je treba tudi ustrezno arhiviranje teh podatkov, za potrebe nadzornega organa morajo biti na voljo še dve leti. Prevoznik mora vzpostaviti in voditi pisno evidenco delovnega časa mobilnih delavcev. Podatki iz evidence se hranijo na sedežu prevoznika najmanj dve leti po preteku obdobja, na katerega se nanašajo. Datoteke, ki se prenašajo (kopirajo) na karticah voznikov in tahografih, imajo končnico ddd. 

Enostavna izdelava poročil
Zbiranje vseh informacij v sistemu omogoča hitro in enostavno pripravo različnih poročil za različne potrebe. Generiranje poročil poteka avtomatsko glede na določene parametre – vrsta poročila, obdobje, vozilo ali voznika, na določen dan, prejmemo jih na en ali več elektronski naslov. Poročilo o dnevnicah in potni nalogi posameznega voznika so na voljo prvi delovni dan in se uporabijo za obračun. Vsak dan, teden ali prvi delovni dan so na voljo poročila o prevoženih kilometrih, delovnih urah, porabi goriva, postankih in vožnjah. To omogoča, da se zaposleni osredotočijo na delo in ne izgubljajo časa z administracijo. Zakonske zahteve
Pri prevoznih podjetjih je vse več strožjih zakonskih zahtev. Vsak prevoznik mora zagotoviti prenos in arhiviranje podatkov iz kartic voznikov in digitalnih tahografov vozil. Zakonodaja določa, da je to treba narediti na najmanj 28 dni iz voznikovih kartic ter najmanj na 90 dni iz digitalnih tahografov v vozilih. To je relativno enostavno izvesti, če je število vozil manjše in so vsa locirana na eni lokaciji, pa še v tem primeru pride do situacije, ko se kakšen prenos pozabi opraviti. Vozila so namenjena prevozu blaga in v praksi se tako voznik kot vozilo ne vrneta nazaj na določene dneve, ko je treba izvesti prenos. Obstaja več načinov, kako te prenose izvesti – s svojo opremo in v svojih prostorih, se opreti na zunanjega izvajalca, ki opravlja te storitve za več naročnikov ali pa uporabiti prenos podatkov na daljavo – avtomatski prenos ne glede na lokacijo vozila. Slednje je z vidika obvladovanja in zagotavljanja pravočasnega prenosa najelegantnejša rešitev, ker sistem sam skrbi, da so podatki preneseni na ustrezen način v arhiv, v kratkih intervalih in na zakonsko zahtevan način. Na ta način lahko do podatkov dostopamo, ko jih potrebujemo, tudi če sta voznik in vozilo dlje časa na poti, ne glede na lokacijo. 

Ti pridobljeni podatki so uporabni tudi za analizo delovnega časa voznika in prikaz napak, če so le-te storjene. Tako lahko nemudoma reagiramo in odpravimo neskladnosti oziroma preprečimo njihovo ponovitev. Na podlagi teh podatkov lahko sistem tudi sam predvideva čase vožnje voznika in potrebne počitke oziroma razpoložljivost voznika. Ti podatki imajo svojo vrednost, če so prikazani na pregleden in uporabniku prijazen način. Dodana vrednost za voznika je seveda dostop do teh podatkov s pomočjo aplikacije na telefonu. Na ta način so mu na razpolago vsi potrebni podatki in tudi sam lažje planira svoje delo.

Avtomatizacija procesov in avtomatska obdelava podatkov
Največja dodana vrednost sistemov je avtomatizacija procesov in avtomatska obdelava podatkov. Prejete datoteke iz kartic voznikov in digitalnih tahografov je treba ročno shraniti, prenesti v program za obdelavo ter pripraviti poročilo. Sodobni sistemi omogočajo, da se podatki samodejno shranijo po prenosu, prenesejo sedigitalnih tahografov v program za obdelavo podatkov, ki jih ustrezno obdela, shrani ter pripravi vsa potrebna poročila – delovni čas, kršitve, zamude pri prenosu. Podatki in poročila so na voljo, ko jih potrebujemo. S tem se lahko v celoti posvetimo svojemu poslu.